Politique de confidentialité — Virtual Business Cards

1. Responsable de traitement et contact

Le responsable de traitement au sens du RGPD est Virtual Business Cards. Notre équipe confidentialité est joignable à privacy@virtualbusiness-cards.com ou par courrier : 107 Sunbeam Street, Wolverhampton, WV2 4PG, Royaume-Uni. Pour toute demande générale, utilisez notre formulaire de contact.

2. Données que nous collectons

• Données de compte et de profil — nom, poste, entreprise, numéro de téléphone, adresse e-mail, photo de profil, liens vers les réseaux sociaux, URL de portfolio et tout autre champ que vous publiez sur votre carte de visite numérique.
• Données de commande et de facturation — adresses de livraison et de facturation, historique de commandes, configuration produit (matériau, couleur, gravure), ainsi que les quatre derniers chiffres de la carte bancaire utilisée. Les données bancaires complètes sont traitées exclusivement par notre prestataire de paiement certifié PCI-DSS.
• Données de captation de contacts — coordonnées transmises volontairement par les personnes qui touchent ou scannent votre carte via le formulaire de contact de votre profil, conservées dans l’espace CRM de votre compte.
• Correspondance support — messages, pièces jointes et notes issus des échanges par e-mail, chat ou téléphone.
• Données d’appareil et d’usage — adresse IP, localisation approximative (via IP), type de navigateur, système d’exploitation, référent, pages consultées, clics, durée de session et événements de contact NFC.
• Cookies — cookies techniques nécessaires, ainsi que, uniquement avec votre consentement, cookies analytiques et marketing.

3. Finalités et bases légales du traitement

• Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) — programmation de votre carte NFC, hébergement de votre profil numérique, livraison, service client, CRM de contacts.
• Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) — prévention de la fraude, journaux de sécurité, statistiques d’usage agrégées pour améliorer le produit.
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) — cookies non essentiels, newsletter, e-mails marketing. Le consentement est révocable à tout moment.
• Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) — conservation des pièces comptables, réponses aux autorités compétentes.

4. Cookies et technologies de suivi

Nous utilisons des cookies techniques nécessaires (connexion, panier, sécurité) ainsi que, après consentement via notre bandeau, des cookies analytiques et marketing. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment depuis le bandeau ou les paramètres de votre navigateur. Refuser les cookies non essentiels n’a aucun impact sur votre commande.

5. Destinataires et sous-traitants

Nous ne partageons que les données nécessaires avec des prestataires soigneusement sélectionnés, contractuellement tenus au respect du RGPD :

• Paiement : Stripe.
• Hébergement et base de données : infrastructure Postgres et fonctions serveurs managées en UE et aux États-Unis.
• Livraison : Colissimo, DPD, Chronopost et transporteurs régionaux.
• E-mails transactionnels : Resend et prestataires équivalents.
• Analytique : outils sobres en données, chargés uniquement après consentement.
• Support client : logiciel de gestion de tickets.

Virtual Business Cards ne vend jamais vos données personnelles et ne pratique aucune publicité comportementale intersites.

6. Transferts hors union européenne

Certains prestataires traitent des données hors de l’Espace économique européen. Nous nous appuyons alors sur les décisions d’adéquation de la Commission européenne ou sur les clauses contractuelles types (CCT 2021), assorties de mesures techniques comme le chiffrement. Une copie de ces garanties est disponible sur demande à privacy@virtualbusiness-cards.com.

7. Durée de conservation

Les données de compte et de profil sont conservées pendant la durée de la relation client active, puis jusqu’à 24 mois pour la gestion des garanties et litiges. Les documents comptables sont conservés 10 ans conformément à la réglementation. Les consentements marketing sont conservés jusqu’à leur retrait. Les tickets de support jusqu’à 36 mois. Les journaux serveurs jusqu’à 90 jours.

8. Vos droits

Vous disposez des droits suivants : accès (art. 15 RGPD), rectification (art. 16), effacement (art. 17), limitation (art. 18), portabilité (art. 20), opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime (art. 21), et retrait du consentement (art. 7.3). Adressez vos demandes à privacy@virtualbusiness-cards.com. Nous répondons sous 30 jours. Vous pouvez également saisir une autorité de contrôle, par exemple la CNIL en France.

9. Sécurité des données

L’ensemble du trafic vers virtualbusiness-cards.com transite en HTTPS avec TLS 1.2 ou supérieur. Les données au repos sont chiffrées en AES-256. L’accès aux systèmes de production est réservé à des collaborateurs identifiés, via authentification unique et double authentification obligatoire, avec journalisation des accès.

10. Protection des mineurs

Nos services s’adressent à des professionnels majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants de moins de 16 ans. Si nous en avions connaissance, nous supprimerions ces données sans délai.

11. Modifications de cette politique

Nous mettons à jour cette politique lorsque nos services ou la réglementation évoluent. En cas de changement important, les titulaires de compte sont informés par e-mail. La date en haut de page indique la dernière mise à jour.